THe helpdesk of the Moniteur Belge got back to me with the whole process. I confirmed it with a friend of @BaobabUrbain who recently went through it, so I am confident I have gotten it right. Documenting it here for future reference.
Overview
There are two services involved: the Moniteur Belge (MB) and the Banque-Carrefour des Entreprises (BCE). They do not share the same database, and do not talk to each other, so it’s up to us to do the back-and-forth. Which is pretty insane, and not at all how it works in Estonia.
You first inform the MB by going through some bureaucracy. Next, they publish the changes to your ASBL (or company). You then have to take this publication and upload it to the database of the BCE.
Notifying the Moniteur Belge of a change in the ASBL’s data
Here is the text of the mail I received from the helpdesk:
Une demande de publication concernant une modification doit être présentée sur des formulaires types. Vous avez besoin des formulaires I et II pour les sociétés, associations et fondations.
Formulaires
Vous pouvez, par ce lien, télécharger les formulaires dont vous avez besoin.
There are two forms, called I and II (d’oh). I contains ASBL data before the change, and an excerpt from the minutes of the GA that decided the change. II contains ASBL data after the change. In our case, I contains the old board, and II the new board. You also add, separately, a 1-pager with the same excerpt of the GA.
• Formulaire I (en 3 exemplaires):
→ Volet A: remplir
→ Volet B : remplir
→ Volet C: / (uniquement pour une constitution)
• Formulaire II ( Volets : A-C ) :
→ Volet A: remplir
→ Volet B : remplir
→ Volet C: / (uniquement pour une constitution)
• Extrait du procès-verbal de l’assemblée générale (max une feuille A4(
Vous remplissez le volet A et B du formulaire I (vous n’avez pas besoin de la partie C).
Le volet A contient un certain nombre de données d’identification de l’association/entreprise, nécessaires à la facturation.
Dans l’en-tête du volet B vous indiquez les donnéess actuels de l’association /société et le texte avec les modifications que vous souhaitez faire publier.
S’il s’agit d’un changement d’adresse, remplissez les anciens données de l’adresse sur le volet A et dans l’en-tête du volet B. Dans le texte du volet B vous mettez les modifications que vous souhaitez publier. Ce document sera scanné et publié.
En dessous le volet B se trouvent les noms et les fonctions des administrateurs qui représentent légalement l’association ou l’entreprise. Au verso de la dernière feuille du volet B viennent ces mêmes noms et les signatures. Cela implique que vous devez imprimer les formulaires à un côté.
Notice the signatures on the back of the page of section B. EDIT: in case of a change of administrators (demission et nomination d’administrateurs), it is the outgoing administrators (the ones that are currently mentioned by the Banque-Carrefour des Entreprises data) who need to sign.
Le formulaire II contient un volet A et C (destinées au tribunal d’entreprise et aux modifications apportées à la banque Carrefour des entreprises).
Le volet A contient un certain nombre de données d’identification de l’association/entreprise (comme la section A du formulaire de demande I).
S’il s’agit d’un changement d’adresse, remplissez la nouvelle adresse sur ce volet A.
Sur le volet C vous remplissez l’information modifiée. Si nécessaire, vous pouvez simplement laisser vides les champs qui ne sont pas applicable pour vous.
La partie 4 « Administration, représentation et liquidation » vise à fournir les détails des > administrateurs qui démissionnent ou qui sont nommés. Dans la première colonne, choisissez « C » pour un administrateur qui démissionne ou « N » pour un administrateur qui est nommé.
Dans les colonnes suivantes, vous notez le numéro de registre national, le nom et prénom, la fonction (« capacité ») et la date d’entrée en fonction ou de nomination. En dessous du volet C, vous mentionnez la signature de la personne remplissant le formulaire.
Ajoutez à votre dossier un extrait du rapport de l’Assemblée générale contenant les modifications (cela correspond au texte que vous avez mentionné dans le formulaire I, volet B).
We also have to make a payment:
Paiement
Le paiement de la publication est effectué avant la publication. Ce coût est indexé annuellement et peut être payé sur le numéro de compte: BE48 6792 0055 0227 avec le numéro de l’entreprise comme communication. Via ce lien, vous pouvez consulter les tarifs actuels et le mode de paiement: http://www.ejustice.just.fgov.be/tsv_pub/index_f.htm .
How to submit, pay and where to find the publication
La demande de publication (= les formulaires remplis) doit être soumise par la poste en trois exemplaires avec votre preuve de paiement au greffe du tribunal d’entreprise compétent dans la région de votre association/entreprise. Via ce lien, vous pouvez vérifier à quel tribunal d’entreprise vous devez soumettre vos documents : Trouver un tribunal ou parquet | Service public federal Justice .
(But we already know the competent court is the one in Brussels, which is in Forest). Notice that submission is physical: we either send by mail or go in person to the Tribunal de l’entreprise.
Vous pouvez consulter votre publication via ce lien : SOC. COM. - HANDELSVEN.
Notifying the Banque-Carrefour des Entreprises
The website's instructions are, here, but they turn out to be, if not wrong, not necessary
Go here, click on the My Enterprise button and log in via e-ID card. Navigate to the ASBL or company in question (you must be a representative), then click on Ajouter un representant. Fill in the form, then add as evidence the publication on the MB and submit.
The greffe automatically notifies the BCE within 48 hours from submitting the application. To check this, navigate to the BCE’s website, and do a search by name or company number (numéro d’entreprise).
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