My friend Dario is making a GitHub-based repo of resources on how to do social distancing in a heavily COVID-19 stricken Italy. I am translating the editorial overview of our Distributed Collaboration manual. Here we go.
Benvenuta/o al manuale di collaborazione distribuita creato attraverso collaborazione distribuita. 
Per cominciare, questa sezione spiega il ruolo e le connessioni reciproche delle varie sezioni di questo documento. Nota bene: il documento originale è in inglese. Se qualcuno desidera collaborare alla traduzione, si metta in contatto con alberto.
Che vantaggi ci sono per te? Questo manuale vuole rendere il tuo stile di collaborazione distribuita semplice, piacevole ed efficiente. Una collaborazione serena ed efficiente è sempre un risultato di gruppo: non puoi ottenerla da sola. Dovrai imparare a rendere semplice e piacevole l’esperienza dei tuoi colleghi, il che significa essenzialmente “essere una buona cittadina” della tua organizzazione. I tuoi colleghi faranno lo stesso per te, e questo è il modo in cui la tua propria esperienza di lavoro diventa semplice e piacevole. Esploriamo più a fondo questo aspetto nella sezione “Il segreto di una piacevole collaborazione distribuita”. In buona parte, è una questione di valori: all’inizio di un’esperienza di collaborazione distribuita l’esperienza sarà inevitabilmente confusa e sconnessa, nell’attesa che una massa critica dei tuoi colleghi faccia il primo passo e costruisca il nuovo sistema. Puoi essere tu stessa, però, a fare il primo passo. Anche se questo non ti dà benefici immediati, ti permette di contemplare la bellezza del sistema che stai contribuendo a costruire, e di provare orgoglio per esserne uno dei pionieri. Il nostro consiglio principale, quindi, è di vivere la costruzione di un ambiente di lavoro a collaborazione distribuita come un’operazione orientata ai valori: libertà individuale, riconoscimento del contributo di ciascuno, sostegno reciproco tra colleghi, equilibrio vita-lavoro.
Viaggi di lavoro. Devi fare un viaggio per lavoro oltreoceano. Siccome sono solo gli anni 20 e i jet elettrici clima-neutri sono ancora nel futuro, vorresti evitarlo. Per determinare se lo spostamento è davvero necessario, abbiamo alcune indicazioni sul nostro manuale per viaggiare ecologici. La sezione “Trucchi per le chiamate” contiene nozioni utili per rimpiazzare il viaggio. Vedi anche “Trucchi per le videoconferenze” su come rimpiazzare le riunioni.
Quali sono i vantaggi della collaborazione asincrona, e come ottenerli. Le conversazioni a distanza possono essere esperienze non altrettanto ricche e piacevoli quanto gli incontri di persona. Nonostante questo, altri aspetti della collaborazione distribuita posson compensare questi svantaggi, perché possono essere più piacevoli di riunioni lunghe e spesso noiose. Nella nostra esperienza, le tecniche asincrone di comunicazione sono portatrici di libertà che né le videochiamate né le riunioni possono darci. Puoi scegliere il tempo, il luogo e il ritmo del tuo lavoro; quando prenderti una pausa; e le interruzioni del tuo gatto o del tuo partner non sono affatto un problema, se non lo sono per te. Ci vorrà un po’ di tempo per trovare l’intesa giusta con i tuoi colleghi, perché, per ora, queste competenze non vengono insegnate quasi da nessuno. Probabilmente hai già tutti gli strumenti che ti servono: più o meno un qualunque sistema di condivisione di archivi, una chat qualunque chat, un forum online qualunque vanno bene. Se ti occupi di sviluppo di prodotti, anche un issue tracker può essere utile. La cosa difficile, piuttosto, è come usare questi strumenti in modo che sia tu che i tuoi colleghi apprezziate questo modo di lavorare. A questo punto, ti consigliamo di leggere “Il segreto di una collaborazione distribuita piacevole”: comincia con una spiegazione delle dinamiche sociali degli ambienti digitali di lavoro sani, e di quelli orrendi. È roba forte, ma non per scoraggiarti. E noi (Edgeryders) siamo ancora molto lontani dalla perfezione nel seguire l’approccio orientato ai valori che raccomandiamo a noi stessi e agli altri.
Primi passi con la collaborazione asincrona. Il lavoro asincrono non è piacevole “di default”. Per renderlo tale, abbiamo raccolto le nostre esperienze migliori e le abbiamo condivise con te (capitoli “Comunicare” e “Collaborare”). C’è anche un capitolo su “Socializzare”, dedicate alle pratiche rese all’interazione sociale sul lavoro, invece che all’efficienza. Consideralo uno starter kit, e sentiti libera di contribuire con i tuoi consigli.
Prima di tuffarti in tutti i consigli e i trucchi, ricordati che le best practices hanno natura sociale. Non puoi rendere piacevole ed efficiente la tua esperienza di lavoro distribuito, ma solo quella dei tuoi colleghi, e viceversa.
Alcune delle best practices sono un fatto di buon senso, come essere “Chiari, precisi, completi” quando si comunica – e, naturalmente, non possiamo non comunicare. Altre pratiche sono meno intuitive, ma molto potenti: la combinazione di comunicazione sistematica pull-based, scegliere nomi leggibili e sistematici per i files, evitare la ridondanza nei dati e fare uno sforzo per immaginare dove i tuoi colleghi cercheranno le informazioni che vuoi conservare è un modo sicuro per rendere le cartelle condivise uno strumento piacevole da usare.
Livello Zen: un’organizzazione completamente distribuita. I capitoli sulla comunicazione, la collaborazione e i gli strumenti mostrano come usare per la collaborazione distribuzione gli strumenti e i processi esistenti. Se hai il privilegio di avere controllo sulla tua organizzazione, puoi – e dovresti – spingerti oltre. Nel tempo, puoi modificare l’organizzazione in modo che il funzionamento distribuito sia nel DNA nell’organizzazione. In questo modo, gran parte degli attriti alla collaborazione spariranno da soli. In più, la tua organizzazione farà parte dell’avanguardia: la nuova onda di organizzazioni adattate per un futuro a basse emissioni di carbonio. Potrete allora godere di benefici aggiuntivi, come l’efficienza nell’uso degli spazi fisici, riduzioni di costo, miglioramenti dell’equilibrio tra vita e lavoro e, sì, anche una maggiore resilienza rispetto a future epidemie.